Ga van start met je diversiteitsbeleid

Steun en engagement van het topmanagement vormen het fundament van je beleid. Zo is je veranderingsproces beter bestand tegen uitdagingen en obstakels.

De centrale contactpersoon vormt de schakel tussen het topmanagement en de werkgroep of taskforce die het proces aanstuurt. In sommige organisaties is dat de diversiteitsverantwoordelijke of -manager die voortdurend afstemt met het team dat het proces aanstuurt.

De werkgroep, taskforce of comité leidt het proces. Hou rekening met de volgende richtlijnen:

• Beperk de groep tot max. 15 leden.
• Bewaak de representativiteit: gender, origine, handicap, aard van de functie, plaats in de hiërarchie, enz. Zorg voor verschillende visies op diversiteit.
• Schrijf het statuut en mandaat uit en laat het valideren. Kan de werkgroep alleen suggesties doen of ook aanbevelingen formuleren en beslissingen nemen?
• Definieer de middelen van de werkgroep. Is er een budget (voor opleiding, documentatie, materialen enz.)? Hoeveel tijd mag eraan gespendeerd worden? Kan de groep een beroep doen op andere resources zoals interne communicatie?
• Omschrijf de rollen en opdrachten van de groepsleden. Wie stuurt de werkgroep aan? Wie maakt het verslag? Wie bereidt de vergaderingen voor? 

Een participatief proces is belangrijk omdat diversiteit en inclusie vaak complexe en gevoelige thema’s zijn. Je personeelsleden hebben wellicht uiteenlopende standpunten, ervaringen, noden en behoeften. In een proces om diverser te worden en inclusiever te handelen, is het cruciaal om die gevoeligheden te (h)erkennen.

Zorg dat je weet wat er leeft op de werkvloer. Betrek alle niveaus en functies via:

• jaarlijkse personeelsbevraging
• focusgroepen over bepaalde thema's
• leidinggevenden die hun team bevragen over missie, visie en diversiteitsplan

Koppel ook terug naar de werkvloer. Communiceer helder wat je met die input doet, welke keuzes je maakt en hoe het proces evolueert.

Het principe van overleg is essentieel in elke fase van het proces, bijvoorbeeld via bestaand sociaal overleg in je organisatie zoals het BOC - Basis Overleg Comité. Omdat beslissingen op die manier als meer ‘gemeenschappelijk’ ervaren worden, creëer je meer draagvlak. 

Overleg zorgt ook voor meer ownership of eigenaarschap op alle niveaus en afdelingen van de organisatie. Daardoor worden keuzes en beslissingen beter begrepen, opgevolgd en uitgevoerd.

Zorg zeker voor draagvlak bij de hiërarchie en het (top-)management. Hun expliciete steun en engagement zijn cruciaal voor de dynamiek en om het werk niet te laten verwateren bij de eerste obstakels en tegenslagen.

Neem diversiteit en inclusie expliciet op in je strategische doelen, zodat ze niet afhankelijk zijn van goodwill of losse initiatieven. Gebruik je diversiteitsanalyse en je missie en visie om te bepalen waar je als organisatie naar toe wil. 

Vertaal die strategische keuzes vervolgens naar een operationeel plan met concrete acties: zowel quick wins als maatregelen die je processen duurzaam verbeteren. Zorg voor realistische prioriteiten en neem niet te veel tegelijk op. Zo blijft je beleid haalbaar én impactvol.

• Voorzie elk jaar een monitoringmoment.
• Beschouw deze momenten altijd als een nieuw startpunt. Zo kan je de evolutie van je werkzaamheden goed inschatten en bijsturen waar nodig.