Les trois étapes d'un bon accueil

En tant que responsable d’équipe, vous êtes particulièrement impliqué dans l’accueil des nouveaux travailleurs. Chaque personne qui intègre une équipe arrive avec son identité propre : sa personnalité, ses valeurs, sa vision du monde, ses expériences professionnelles, ses besoins.

Comment accueillir cette personne de manière à lui assurer une place à part entière dans une entreprise qui, dans une vision inclusive, respecte et valorise les différences ?

A quoi être attentif en tant que responsable d’équipe ?

Préparez l’arrivée de la personne
Accueillez-la de manière inclusive
Ne vous arrêtez pas en si bon chemin : assurez un suivi

schema avec les trois phases du processus d'acceuil: préparer l'arrivée, acceuillir la personne, faire le suivi

1. Préparez l'arrivée de la personne

Assurez-vous que tout soit mis en place pour que la personne ressente dès son arrivée qu’elle est attendue par vous et par l’équipe :

plaquette nominative sur la porte ou nom sur les vêtements de travail
matériel de travail utile (chaussures, casier, …)
un bureau ou un espace de travail prêt et équipé (éventuellement adapté aux besoins spécifiques via un aménagement raisonnable)
un petit mot de bienvenue rédigé par l’équipe

Vérifiez qui sera la personne de contact pour le nouveau collègue. Désignez éventuellement un parrain/une marraine (si votre entreprise utilise ce système). Vous trouverez plus d’informations dans la partie « Politique d’accueil au sein de l’entreprise ».
Si le nouveau collègue apporte une caractéristique qui peut avoir des conséquences directes sur le fonctionnement quotidien de l’ équipe (comme un handicap visuel), discutez avec lui à l'avance de ce qui peut être partagé avec les autres collègues. Donnez également aux autres employés la possibilité de poser des questions à ce sujet avant l’entrée en service, afin que tout soit clair dès le départ.

Votre nouveau collaborateur apporte-t-il plus de diversité dans l’équipe sans changements spécifiques pour le fonctionnement au quotidien ? Rappelez votre vision de l'inclusion de manière convaincante en vous concentrant sur les compétences de la personne, comme vous le faites pour chaque nouveau collaborateur.

	Pièges à éviter
🚩	Mettre en avant non pas la personne mais sa différence (annoncer, par exemple, « Nous nous réjouissons d’accueillir notre 1^er collègue en situation de handicap/d’origine étrangère, etc. »).
🚩	Entourer de flou l’entrée en fonction de la personne et par là même risquer d’alimenter des hypothèses ou des interprétations inexactes.
🚩	Donner des détails sur la situation de la personne sans son consentement préalable.
🚩	Donner l’impression que la personne bénéficie d’un « traitement de faveur» dans le cadre de la mise en place d’un aménagement raisonnable en raison d’un handicap.
🚩	Faire les choses différemment lorsque vous accueillez une personne qui apporte plus de diversité dans l’équipe. Nos conseils sont valables pour toutes et tous !

2. Accueillez la nouvelle personne

Accueillez la personne le premier jour et présentez-la aux collègues directs ET indirects (ex : une personne non-voyante au personnel de la cafétaria, etc.) de la manière préalablement convenue.
Expliquez à la nouvelle personne les valeurs de l'entreprise en termes de respect de la diversité et d’inclusion.
Expliquez-lui la politique du personnel (ce qui est mis en place au sein de l’organisation pour s’adapter aux besoins de chacun par ex. des horaires flexibles, la mise en place d’aménagements raisonnables, la possibilité de suivre des formations, etc.).
Présentez-lui les mécanismes de prévention mis en place et les mesures disponibles si elle rencontre des difficultés (personnes de confiance, procédures mises en place, etc.)
Ciblez les projets et tâches de la personne en fonction de ses compétences et identifiez avec elle ses attentes et besoins par rapport au profil initial de la fonction (notamment en termes de formations).

	Pièges à éviter
🚩	Fixer les tâches de la personne en fonction des représentations que vous ou les membres de l’équipe vous faites d’elle. Par exemple : supposer que la nouvelle personne engagée ne souhaitera pas prendre en charge de tâches liées à la maitrise d’outils informatiques parce qu’elle est la plus âgée de l’équipe.
🚩	Supposer, sur base de son apparence ou de sa couleur de peau, que la personne est d’une certaine religion et que dès lors elle ne pourra pas mener à bien certaines missions, par exemple pendant une période de jeûne.

3. Poursuivez votre travail d’accueil et d’intégration

Outre les moments plus formels autour du fonctionnement de l’institution, de l’équipe, des tâches et missions de la personne engagée, n’oubliez pas les moments plus informels qui permettent de créer du lien avec les autres.
Planifiez des moments réguliers de suivi et d'évaluation pour échanger des informations.
Restez au courant de ce qui se passe, tant avec votre nouvel employé qu'au sein de l'équipe.

Et par la suite... ?

Malgré un accueil bien préparé, il est possible que certaines difficultés se posent dans l’équipe : personne non acceptée par le reste de l’équipe, petites blagues qui circulent, aménagements raisonnables perçus comme une faveur par le reste de l’équipe etc.

Découvrez ici nous conseils pour :

Le service Prévention d'Unia propose des trajets de formation qui permettent d’améliorer les procédures d’accueil et qui peuvent vous aider à appréhender et dépasser les difficultés rencontrées.