Praktijkvoorbeeld - Interne Q&A over diversiteit en inclusie op de werkvloer
Aanleiding voor de praktijk
Bpost is een bedrijf met een zeer divers personeelsbestand. Dit roept praktische vragen op over hoe je met bepaalde situaties om gaat. De Q&A van bpost is een van de concrete resultaten van hun diversiteits- en inclusiestrategie: '100% respect'. Een aanpak die erop gericht is om een cultuur van samenwerking op de werkvloer te creëren en te ondersteunen. De Q&A is vergezeld van een brochure getiteld "Diversiteit en inclusie bij bpost voor een harmonieuze samenwerking", waarin het algemene kader van bpost rond deze thema's wordt toegelicht.
De Q&A maakt het mogelijk om :
- een coherent en structureel antwoord te bieden doorheen de hele organisatie;
- teamleiders op een uniforme manier te laten reageren op situaties die te maken hebben met diversiteit en inclusie;
- de beslissingen van de managers binnen de teams te ondersteunen dankzij het officiële karakter van deze documenten.
De praktijk gewikt en gewogen
De Q&A herneemt 16 vragen die werknemers zich regelmatig stellen over het diversiteitsbeleid bij bpost. Het gaat over diversiteit in zijn geheel: geslacht, handicap, religieuze en filosofische overtuigingen, enz. Denk bijvoorbeeld aan: "Ik ben getuige geweest van een discriminerende opmerking (racistisch, homofoob, seksistisch, enz.). Wat moet ik hieraan doen?"; of "Een collega vraagt om zijn of haar werktijden aan te passen vanwege een religieuze feestdag. Kan ik dit aanvaarden?” Bpost geeft voor elke vraag concrete antwoorden en advies.
Omdat de vragen gelinkt zijn aan het diversiteitsbeleid van bpost, wordt de Q&A vergezeld van een brochure "diversiteit en inclusie" die dit kader toe licht. De brochure licht onder meer de visie toe van bpost op diversiteit en inclusie en vermeldt de gedragscode die duidelijk maakt welk gedrag verwacht wordt én verboden is op het vlak van diversiteit en inclusie. Het geeft HR-managers en leidinggevenden richtlijnen over hoe om te gaan met diversiteit en inclusie in het dagelijkse leven van het bedrijf. De twee instrumenten vullen elkaar aan: de Q&A verwijst naar het diversiteitskader in de brochure en de brochure verwijst naar de Q&A.
Voor wie? De documenten zijn voornamelijk bedoeld voor managers, maar voor iedereen toegankelijk via het intranet.
Implementatieproces?
De productie van de twee tools startte in 2020 en nam ongeveer één jaar in beslag. Het proces doorliep de volgende fasen:
Klik hier voor de tekstversie van het schema.
Succesfactoren
-
Het thema diversiteit stond (en staat) hoog op de prioriteitenagenda van bpost. Het initiatief kon dus rekenen op steun vanuit de hiërarchie, dat ook de nodige middelen vrijmaakte om de tools te ontwikkelen.
-
Verschillende actoren werden betrokken bij het initiatief: de personeelsdirecteur, de juridische dienst, de Diversity Manager en het stuurcomité Diversiteit van bpost, waarin operationele directeurs zetelen. De documenten doorliepen ook de interne sociale overlegprocedures.
-
Het verzamelen van de vragen verliep snel omdat de Diversity Manager al heel wat vragen klaar had, gebaseerd op zijn dagelijkse praktijk.
Uitdagingen
-
Het volledige proces nam veel tijd in beslag, omdat het betekende dat bpost dieper moest nadenken over het bestaande kader rond diversiteitsmanagement. Dat de antwoorden schriftelijk werden neergeschreven, bracht met zich mee dat bpost bepaalde elementen moest gaan verduidelijken en hier ook een interne akkoord voor vinden.
-
De huidige uitdaging is om de tools levend te houden in de massa aan informatie die intern beschikbaar is. Het volstaat niet om enkel schriftelijke antwoorden te geven; managers moeten zich de antwoorden eigen maken en ook leren hoe ze ze kunnen overbrengen naar de medewerkers. De Q&A en de brochure worden dan ook gebruikt als aanvulling op de diversiteitsworkshops en -trainingen voor managers.
Adviezen en tips
-
De Q&A en brochure moeten actief worden ondersteund door het management.
-
Een duidelijk kader rond diversiteit en inclusie vergemakkelijkt het proces. Wanneer bepaalde elementen of standpunten nog moeten worden uitgeklaard en gedefinieerd (wat bijvoorbeeld het geval was bij bpost), moet hier eerst tijd voor worden vrijgemaakt.
-
Bij het opstellen van deze instrumenten is grote zorgvuldigheid geboden, want schrijven over diversiteit kan gevoelig liggen. Bij bpost bijvoorbeeld werden externe experts in inclusieve communicatie bij het proces betrokken.
-
Het is ook belangrijk om een beleid te hebben voor het beheren van de gevolgen in het geval van een probleem. Er moeten regels en richtlijnen zijn over wat er moet gebeuren als het vastgestelde kader niet wordt gerespecteerd.
Volgende stappen
-
Deze tools zijn voorbestemd om te evolueren, want diversiteit en inclusie gaan over zeer actuele vragen en kwesties die voortdurend evolueren. De volgende stap is het bijwerken van de brochure en de vragen en antwoorden (de inhoud aanpassen, vragen toevoegen, de antwoorden kwalificeren, enz.)
-
De tools moeten intern blijven leven. Daarom vormen ze bij bpost de kern van diversiteitstrainingen en -workshops.
De plaats van de praktijk in de organisatie
Bpost heeft een diversiteits- en inclusiestrategie met een '100% respect'-aanpak. Deze aanpak vertaalt zich in lokale actieplannen, aangepast aan elke site en productieomgeving. Ook werden een aantal ondersteunende richtlijnen en hulpmiddelen ontwikkeld, waaronder de interne Q&A over diversiteit en inclusie.
De Q&A en de brochure worden gebruikt tijdens workshops en trainingssessies rond diversiteit en inclusie voor managers. Het is erg belangrijk om over deze thema’s in interactie gaan. Vragen die naar boven komen, zijn vaak genuanceerder dan de vragen uit de Q&A. Anderzijds, wanneer het over diversiteit gaat, is de manier waarop een antwoord wordt gecommuniceerd, vaak even belangrijk als het antwoord zelf.
Darnaast heeft bpost heeft een gedragscode en een diversiteitscharter. Het charter herneemt de belangrijkste boodschappen uit de gedragscode die gaan over diversiteit. Alle nieuwe medewerkers (ook de uitzendkrachten) worden op de hoogte gebracht van dit charter. De gedragscode en het charter worden gebruikt als referentiedocument tijdens gesprekken met medewerkers.
eDiv helpt !
-
In deze database met meer dan 150 voorbeeldsituaties, krijg je naast een advies aan de manager ook een juridisch kader mee. Maak gebruik van de filter ‘teambeheer’ om te zoeken naar situaties rond diversiteitsmanagement die herkenbaar zijn voor jullie onderneming.
-
Hoe reageer je als leidinggevende op diversiteitsvragen die tot bij jou komen? En hoe werk je als organisatie toe naar een collectief kader waarmee diversiteitsvragen mee te analyseren? Ontdek er meer over in de gids naar meer inclusie.
Laatste update : 29/02/24
Bij bpost stellen we meer dan 100 verschillende nationaliteiten tewerk. In deze multiculturele werkomgeving is het essentieel dat elke medewerker zijn of haar potentieel kan waarmaken. We zijn trots op onze cultuur van 100% respect, waarin we naar elkaar luisteren, elkaar begrijpen en op een authentieke manier samenwerken.
Anette Böhm
Chief Human Ressources Officer