Praktijkvoorbeeld - Stille Ruimte

• De motivatie, het engagement en het doorzettingsvermogen van de personen binnen het Steunpunt Diversiteit. Dankzij hen verdween het idee niet van de agenda.

• Steun vanuit de directie en de aanstelling van een diversiteitscoördinator waren cruciale stappen in het beslissingsproces.

• Door eerst AP’s visie op actief pluralisme intern uit te klaren en een handelingskader op te zetten om diversiteitsvragen te beantwoorden, ontstond een referentiekader om de vraag voor een Stille Ruimte aan af te toetsten.
  
  

• De AP Hogeschool kende op het moment van de vraag naar een gebedsruimte geen overkoepelend diversiteitsbeleid. Door het gebrek aan strategische beleidsankers om het initiatief aan vast te hangen, was het moeilijk om het onderwerp hoog op de agenda te houden.

• Het beslissingsproces nam veel tijd in beslag. Niet alle betrokkenen zagen in het begin in waarom de Stille Ruimte een meerwaarde was voor AP Hogeschool.

• Het bleek niet gemakkelijk om een geschikte ruimte te vinden. Het lokaal moest goed bereikbaar zijn, voldoende groot en ook een zekere mate aan toezicht toelaten. Bij de bouw van campus Noorderplaats was er voor de Stille Ruimte geen apart lokaal voorzien. Ook later stond de beschikbaarheid van het toegewezen lokaal onder druk door plaatsgebrek.

• In het begin kreeg niemand officieel het mandaat (en dus de bijbehorende tijd) om de Stille Ruimte op te volgen. Sommige studenten begonnen de meubels te verplaatsen, de stilte afspraak te overtreden,… Dit bracht het gebruik en de doelstellingen van het lokaal in gevaar. 

• Een duidelijke afsprakennota was nodig om het correct gebruik van het lokaal te verzekeren. Het was een hele uitdaging om deze afspraken positief en vanuit opportuniteitsoogpunt te formuleren.
  
  

• Werk een duidelijke visie uit op D&I en maak gebruik van een handelingskader om diversiteitsvragen te behandelen.

• Verzeker je van de steun van directie en coördinatie door een diversiteitsmedewerker.

• Maak een afsprakenkader waarin je de doelstellingen van de ruimte duidt. Schep duidelijkheid over wat wel of niet is toegelaten en wat de gevolgen zijn als de afspraken worden overtreden.

• Zorg voor een adequate opvolging eens de ruimte in gebruik is. Dit gebeurt best door een duo of trio dat de nodige competenties heeft om op diplomatieke, duidelijke en empathische manier in gesprek te gaan met de personen die de ruimte gebruiken. Geef deze contactpersonen een duidelijk mandaat met de nodige tijd en middelen.

• Waak over een goede communicatie in alle fasen van het traject:

  • Bij aanvang van het project kan je gericht bevragen wat er nodig is, hoe de ruimte vorm moet krijgen,…
  • Daarna moet je medewerkers en afdelingen mee krijgen in het verhaal. Dit doe je best voordat de ruimte effectief wordt toegewezen zodat je kan anticiperen op weerstand en misverstanden vermijden. Je kan hierbij communiceren over: de reden van het initiatief, waarvoor je de ruimte wel of niet zal mogen gebruiken, welk lokaal ervoor zal worden gebruikt, hoe de opvolging zal gebeuren,…
  • Eens het kader duidelijk is en de ruimte effectief in gebruik wordt genomen, moet je positief en herhaaldelijk blijven communiceren zodat het initiatief blijft leven. Nieuwe studenten of medewerkers kan je bijvoorbeeld over de ruimte informeren tijdens het onthaal,… Bepaalde afspraken zal je af en toe in herinnering moeten brengen of het waarom er achter bijkomend toelichten.
    
    

De Stille Ruimte op campus Noorderplaats draait nu goed en wordt opgevolgd door medewerkers die verbonden zijn aan de groep die werkt rond Diversiteit en Inclusie binnen AP Hogeschool. Bedoeling is om het mandaat voor deze opvolging structureel te verankeren in hun takenpakket. Dit waarborgt de continuïteit.

In 2022 werd het gebruik van de ruimte geëvalueerd via een bevraging. Het eindoordeel was positief. De respondenten vonden onder meer dat het initiatief breder bekend gemaakt mocht worden. De diversiteitscoördinator en het Steunpunt Diversiteit gaan nu met de aanbevelingen uit de bevraging, verder aan de slag.

Intussen krijgt het initiatief navolging op een aantal andere campussen van de AP Hogeschool. Ook daar zal het cruciaal zijn om gemandateerde contactpersonen aan te duiden die het gebruik van ruimte opvolgen. De concrete uitvoeringsmodaliteiten worden best op één centraal punt gecoördineerd. Zo gaan de verschillende ruimtes over de campussen heen geen eigen leven leiden maar worden ze op uniforme manier ingevuld en opgevolgd.